Herzlichen Glckwunsch, Sie haben mit FIRST_MILLION ein Softwareprodukt erworben, das Ihnen wesentliche Arbeiten in Ihrem Bro abnimmt, oder zumindest stark vereinfacht. Dieses Handbuch soll Ihnen helfen, schnell die F„higkeiten und Funktionen des Programms zu beherrschen. Jedem Bereich unserer effektiven Brosoftware ist dabei ein eigenes Kapitel gewidmet. Damit Sie aber von Anfang an einen Gesamtberblick ber FIRST_MILLION erhalten, besch„ftigt sich das erste Kapitel mit einer Darstellung des Programms und seiner Leistung, sowie der Einstellung verschiedener Parameter auf Ihre speziellen Bedrfnisse. Wir gehen dabei davon aus, daž Sie bereits einfache Vorkenntnisse im Umgang mit einem ATARI-Rechner und der GEM-Oberfl„che haben. So sollten Sie Begriffe wie "Mausklick links oder rechts", Dialogbox, Pop-Up-Men und GEM-Fenster bereits kennen. Wenn Sie mit diesen Begrifflichkeiten noch nichts anfangen k”nnen, so empfehlen wir Ihnen vor der ersten Inbetriebnahme und Installation zu allererst das Kapitel 2 durchzulesen. Hier erfahren Sie dann was es mit den weiter oben genannten Begriffen auf sich hat und zwar speziell auf diese Brosoftware bezogen. Es wird sich aber trotz alledem fr Sie nicht vermeiden lassen, daž Sie das Benutzerhandbuch zu Ihrem Rechner griffbereit neben Ihrem Arbeitsplatz deponieren. Dessen Studium kann Ihnen auch unser Handbuch leider nicht abnehmen. Zu unserer Unternehmensphilosophie geh”rt es, den Kunden nach dem Kauf nicht alleine zu lassen. Sie k”nnen sich gerne durch unsere Hotline bei Problemen weiterhelfen lassen. Sie erreichen uns auch nach 18 Uhr, was Ihre Telefonkosten im Zaume h„lt. Sollten Sie w„hrend Ihrer Arbeit mit FIRST_MILLION auf Probleme stožen, oder vielleicht Anregungen fr Verbesserungen haben, setzen Sie sich bitte mit uns in Verbindung. Wir werden uns bemhen umgehend das Problem zu beseitigen. M”glicherweise fehlt Ihnen eine Funktion, die wir nur mangels Phantasie noch nicht bedacht haben. Bedenken Sie bitte: Nur durch Rckkopplung von Seiten der Benutzer kann sich das Programm weiter entwickeln. Wie auch immer, wir wnschen Ihnen viel Spaž und vor allem viele Stunden eingesparte Zeit durch den effektiven Einsatz eines Computersystems fr Ihren Betrieb. Berlin, den 10. Februar 1995 Das SOFTBŽR Team 1.0 Allgemeines Wie es sich fr ein vernnftiges Programm geh”rt, hat auch FIRST_MILLION ein Handbuch, welches zu lesen lohnt. Allerdings haben uns die Tester versichert, daž unser Programm so einfach und logisch aufgebaut ist, daž auf langes Studium eines Handbuchs fast verzichtet werden kann. Nichtdestotrotz wird es sich an einigen Stellen des Programms nicht verhindern lassen, einmal im Handbuch genauer zu einigen speziellen Fragen nachzulesen. Um das Auffinden der betreffenden Seiten leicht zu gestalten, befindet sich am Ende ein ausfhrliches Stichwortverzeichnis. Aber es sei hier versichert, die Programmautoren haben sich allergr”žte Mhe gegeben, ein in der Bedienung leicht zu handhabendes Programm zu erstellen, daž dem Benutzer Zeit spart und nicht stiehlt. Ausgangspunkt fr das Projekt, eine Komplettsoftware fr Kleingewerbe, waren die diversen Programme des ATARI ST, die alle nicht berzeugen konnten. Das eine Programm nutzte die GEM-Oberfl„che und erm”glichte zgiges arbeiten, wollte aber den Anspruch erfllen, auch fr Grožkonzerne verwendbar zu sein, mit dem Erfolg, eine Funktionsvielfalt zu haben, die nur noch verwirrte. Andere Programme verfolgten nur den Wahlspruch "Weniger ist mehr", wobei notwendige oder ntzliche Funktionen auf der Strecke blieben. Das gr”žte Žrgernis war aber die Tatsache, daž fr die verschiedenen Bereiche einer Gesch„ftssoftware vier verschiedene Programme mit unterschiedlicher Benutzerfhrung notwendig waren, wobei die šbernahme von Daten aus der Fakturierungssoftware in die Buchhaltung nicht selten durch aufwendiges neu eingeben realisiert werden mužte! Es war also h”chste Zeit fr ein Programm, daž sowohl die Kunden und Lieferanten eines Kleinbetriebes verwaltet, die Rechnungen erstellt und aužerdem die Buchhaltung soweit wie m”glich, automatisch macht. Und das alles zusammen in einem Programm mit identischer Benutzeroberfl„che. Nicht vergessen werden soll die Tatsache, daž beide Programmautoren selbst einen Kleinbetrieb seit einigen Jahren fhren und so die Anforderungen an solch ein Programm aus ihrer t„glichen Arbeit genau kennen. Hier haben Anwender ein Programmkonzept fr Anwender in gleicher oder „hnlicher Situation entwickelt. Der einzige Weg, wie wir meinen, der Erfolg verspricht! Ein Wort zu den Autoren: Siegfried Hartmann entwickelt seit Jahren Programme fr den ATARI ST, unter anderem Steuerungen fr CNC-Anlagen, Mež-und Testprogramme fr industrielle Anwendungen, und ist seit zwei Jahren als freiberuflicher Programmautor t„tig. Das wohl bekannteste Produkt aus seinen H„nden ist der Communication Manager, kurz CoMa genannt, ein Faxprogramm mit integriertem Anrufbeantworter und optionalem FTP-Server. Hans-J. Konzeck entwickelt fr seine Firma Meželektronik und Einplatinencomputersysteme. 1.1 Fr wen ist FIRST_MILLION gedacht? Unser Programm tritt mit dem Anspruch an, die notwendigen Brot„tigkeiten in einer kleinen Firma zu vereinfachen. Es ist auf die Probleme von kleinen und mittleren Betrieben zugeschnitten, die nicht bilanzierungspflichtig sind. Besonderes Augenmerk haben wir auf sogenannte "Ein-Personen-Betriebe" und deren Belange gelegt. Gerade wenn sich der Gesch„ftsinhaber um die Buchfhrung und Broorganisation kmmern muž, bestehen besondere Anforderungen an die Bedienerfreundlichkeit eines Programms. Es ist einfach nicht zumutbar, wenn die Einarbeitung in ein Programm Tage oder Wochen dauert. Muž es ja unter GEM auch nicht! Von der juristischen Seite betrachtet hilft es allen Personen, die j„hrlich weniger als 36.000 ,- DM Gewinn erzielen, oder deren Umsatz kleiner als 500.000,- DM ist (Stand von 1992, aktuelle Werte bitte beim Finanzamt erfragen). Bei gr”žeren Betrieben ist der notwendige Aufwand bezglich der Buchhaltung deutlich gr”žer. Aber fr diese Betrieb l„žt sich in FIRST_MILLION ein Kontenrahmen entsprechend der Branchenü typischen DATEV-Konten einrichten. Dadurch ist der Einsatz dieser Broü software auch fr Ihren Betrieb im Sinne des Wortes aufw„rtskompatibel! . 1.2 Hardwareanforderungen Fr ein erfolgreiches Arbeiten sind lediglich Minimalanforderungen an die Hardware gestellt. Das Programm begngt sich selbst mit einem ATARI ST mit 512 KByte Speicher und einem Diskettenlaufwerk. Es bleibt jedoch zu beachten, daž die Gr”že des Speichers die Menge der Datens„tze beschr„nkt. Eine sinnvolle Speichergr”že drfte bei 1 Megabyte beginnen. Sonst gilt: Man kann nie zuviel Speicherplatz haben. Fr schnelles Starten des Programms empfiehlt sich auch die Anschaffung einer Festplatte. Da aber s„mtliche Daten im Speicher gehalten werden, beschleunigt die Festplatte lediglich den Start des Programms. Die Arbeitsgeschwindigkeit ist nicht vom Vorhandensein einer Festplatte abh„ngig! Aus gutem Grund verlangt FIRST_MILLION nach einer Grafikaufl”sung von mindestens 640x400 Bildpunkten. Nichts ist fr den ernsthaften Anwender l„stiger als ein gering aufl”sender Farbmonitor, der zudem auch noch flackert wie eine verl”schende Adventskerze. Natrlich ist das Programm aufl”sungsunabh„ngig programmiert, weshalb der Einsatz eines Grožbildmonitors oder einer Grafikkarte wie "Bigscreen", "Megascreen" oder "Overscan" problemlos m”glich ist. šberhaupt ist die Anschaffung einer Grafikerweiterung zu empfehlen, denn man g”nnt sich ja sonst nichts, oder? Durch das konsequente Verwenden von Betriebssystemaufrufen ist der Einsatz aller unserer Programme auch unter dem alternativen Betriebssystem MagiC und MagiCMac v”llig problemlos. Da die Firma ATARI wohl keine professionellen Rechner mehr herstellen wird, ist der Slogan "ATARI goes MAC" nicht nur eine Floskel. Wir haben deshalb auch die Umsetzung von FIRST_MILLION fr das MacOS in Angriff genommen. Es wird dieses Brosoftware also auch in Zukunft geben und Weiterentwicklungen sind gesichert. 1.3 Programmstruktur FIRST_MILLION ist ein Programm, das sich grob in vier Programmteile aufgliedern l„žt: Buchhaltung inklusive Einnahme-šberschužrechnung, Umsatzsteuerberechnung (122 Gegen- und 110 Geldkonten), automatische Buchungen, aktuelle Gewinn und Umsatzsteuerbersicht ist immer verfgbar Kunden- und Lieferantendatei mit 16 Gruppen, Telefonnotizen, Terminlegung (Aquise), Telefonautomat mit CoMa, Artikelstammdaten, Gruppenbildung in den Artikelstammdaten (Zusammenfassung verschiedener Artikel zu einem neuen Artikel), 32 Zeilen Infotext fr jeden Artikel, automatisches Bestellwesen, Inventurfunktionen Fakturierung (Angebot, Auftragsbest„tigung, Rechnung, Lieferschein, Gutschrift, drei Stufen Mahnwesen, Bestellungen (Warenwirtschaft), Verwaltung offener Auftr„ge, markieren offener Auftr„ge zur Erledigung bei Wareneingang, 3 stufiges Mahnwesen mit einstellbaren Mahnfristen Alle Programmteile arbeiten dabei von einer Oberfl„che aus und tauschen dort, wo es sinnvoll ist, selbstt„tig die Daten aus. So k”nnen die Daten der Kundenliste problemlos mit den Artikelstammdaten zu einer Rechnung verknpft und ausgedruckt werden. Die Werte der Rechnung wiederum sind anschliežend bereits in der Buchhaltung erfažt und als "offene Rechnung" in der Fakturierung enthalten. Erfolgt der Zahlungseingang, so kann die Rechnung in der Fakturierung durch einfaches Anklicken aufgerufen, gebucht und gel”scht werden. Vielf„ltige Sortier- und Suchfunktionen erm”glichen ein bisher nicht gekanntes Maž an šbersicht und Geschwindigkeit bei der Verwaltung Ihres Bros. Die Fakturierung erfažt Ihre Angebote, noch nicht erledigte Auftr„ge, Rechnungen, Gutschriften, verschiedene Stufen der Mahnungen und Ihre eigenen Bestellungen bei Ihren Lieferanten. Ein simpler Tastendruck gengt, um eine berf„llige Rechnung in eine Mahnung zu verwandeln und auszudrucken, oder mit dem Faxprogramm CoMa direkt aus FIRST_MILLION heraus ber ein Fax-Modem zu versenden. Damit Sie keine Rechnung vergessen, zeigt Ihnen das Programm sofort nach jedem Programmstart die berf„lligen Rechnungen und Mahnungen im Fakturierungsfenster an. Somit entgeht Ihnen kein s„umiger Kunde. Auftr„ge die Sie nicht ausfhren konnten, weil nicht alle Artikel vorhanden sind, werden als offene Auftr„ge verwaltet. Wenn Sie neue ware zum Lager addieren, wird die fakturierung nach Auftr„gen durchsucht, die jetzt ausgefhrt werden k”nnen. Und das alles in bemerkenswerter Geschwindigkeit! 1.4 Anforderungen von FIRST_MILLION an den Speicher Die Speicheraufteilung des Programms erfolgt dynamisch. Je nachdem, welche Daten mehr Speicherplatz ben”tigen, wird ihnen dieser Platz intern zugewiesen. Die Grenze fr die Buchungss„tze, Kunden-und Artikeldaten h„ngt von der Gr”že des Speichers Ihres ATARI Rechners ab, und von der Einstellung des Speicherplatzes (Kapitel 1.10) den sich FIRST_MILLION reservieren darf. Bei einer Reservierung von 1MB Speicher k”nnen folgende Grenzwerte angegeben werden: -1.100 Kunden- oder Lieferantendaten im Speicher verfgbar -4.400 Artikel in der Artikelliste im Speicher verfgbar -8.800 Buchungss„tze im Speicher verfgbar -max. 2.200 Eintr„ge in der Fakturierung Hierbei handelt es sich um entweder-oder Angaben. Wenn Sie zum Beispiel 5.000 Buchungen im Speicher haben, so k”nnen Sie nur noch 2.500 Artikel oder 1.200 Kunden verwalten. Verwenden Sie einen Computer mit 2MB Speicher, so verdreifachen sich die angegebenen Zahlen fr die Datens„tze. Sie sollten also berlegen, ob Ihr Rechner fr Ihre Firment„tigkeit ausreichend Speicher besitzt. Im Zweifel wenden Sie sich bitte an uns. Wir beraten Sie gerne ber den Einbau einer Speichererweiterung. Fr die meisten Anwendungsf„lle im Bereich Kleingewerbe und freiberufliche T„tigkeit wird ein Computer mit 1MB v”llig ausreichend sein. 1.5 Sicherheitskopie und Installation Vor dem Benutzen eines Programms hat der Computer die schweižtreibende Arbeit der Installation gesetzt, meistens! In unserem Programm ist dies jedoch recht einfach. Als erstes erstellen Sie bitte eine Sicherheitskopie der Programmdiskette. Gehen Sie bei der Erstellung der Kopie entsprechend der Anleitung Ihres ATARI Handbuches vor. Arbeiten Sie ab jetzt nur noch mit der Sicherheitskopie und bewahren Sie Ihr Original an sicherer Stelle (In einem Schliežfach der Schweizer National Bank oder „hnlich) auf. Anschliežend wird der Disketteninhalt auf Ihre Festplatte kopiert und das Programm MAGNUM.APP im Ordner MAGNUM.400 gestartet. Mit der Kopie der Diskette haben Sie fr den Notfall das Programm gesichert. Was fr Ihre weitere Arbeit aber wesentlich wichtiger ist, sind Ihre Daten die sich im Laufe der Zeit angesammelt haben. Deshalb eine Kurzbeschreibung welche Dateien FIRST_MILLION fr Sie anlegt: ARTIKEL.ART (Artikeldatei) FAKTUR.FKT (enth„lt alle Fakturierungdokumente) BUCH_DAT.MIO (Buchhaltungsdatei) KUND_DAT.KND (Kundendatei) MILLION.INF (hier stehen alle relevanten Systeminformationen) Die Datei BUCH_DAT.MIO enth„lt alle Informationen aus der Buchhaltung. Die Kunden- und Artikeldaten werden in KUND_DAT.KND abgespeichert, und die Informationen ber alle anderen Parameter befinden sich in MILLION.INF. Wenn Sie im Laufe der Arbeit mit FIRST_MILLION eine Žnderung in einer oder mehreren dieser Dateien vornehmen, wird dies vom Programm automatisch erkannt und diese Datei am Programmende gesichert. Die alte Datei wird dabei nicht gel”scht, sondern lediglich umbenannt, zum Beispiel in BUCH_DAT.BAK. Sollte die eigentliche Datei einmal defekt sein, k”nnen Sie diese wieder zurckbenennen und damit weiterarbeiten. Es sind dann nur die Daten verloren, die seit der letzten Abspeicherung ge„ndert wurden. Trotzdem sollten Sie unbedingt regelm„žig diese Dateien auf einen anderen Datentr„ger (Diskette) sichern. Ist Ihre Arbeitsdiskette oder Festplatte einmal defekt, dann sind alle Ihre Daten unwiederruflich verloren. Solch ein Fall bedeutet eine Katastrophe, der Sie sich durch regelm„žige Sicherungskopie auf einen anderen Datentr„ger entziehen k”nnen. Den Zeitabstand fr Ihre Sicherungskopie mssen Sie anhand der Menge ge„nderter Daten selbst bestimmen. Sinnvoll erscheint uns mindestens ein w”chentliches Backup, besser w„re vielleicht ein t„gliches Backup nach dem Beenden der Arbeit mit FIRST_MILLION! Damit Sie nicht umst„ndlich vom Desktop des ATARI aus die Sicherungskopien erstellen mssen, haben wir in der Menleiste unter "Datei" den Eintrag "Alles Sichern" vorgesehen. Wenn Sie diese Funktion ausl”sen, erscheint eine Dialogbox in der Sie w„hlen k”nnen, wohin alle Ihre Daten gesichert werden sollen. Wenn Sie ein Back Up auf Diskette machen m”chten, so legen Sie eine Diskette in das Laufwerk ein und klicken den Auswahlknopf "Back Up" an. In der nun erscheinenden Dateiauswahlbox mssen Sie noch das Laufwerk A anw„hlen und den Vorgang mit einem Klick auf den OK-Knopf starten. Sie k”nnten natrlich auch jeden anderen Pfad, z. B. auf eine Wechselplatte, einstellen. Wenn Sie die Daten auf Ihrem aktuellen Laufwerk (wahrscheinlich Ihre Festplatte) sichern m”chten, so mssen Sie den Knopf "aktuelles Laufwerk" w„hlen. Die Daten werden dann sofort ber die beim Programmstart geladenen Daten geschrieben. 1.6 Der Inhalt der Programmdiskette Auf Ihrer Programmdiskette sollte sich ein Ordner MAGNUM.4XX und ein Textfile mit dem Namen NEU.TXT befinden. Der Ordner MANUAL enth„lt brigens eine Kurzanleitung fr die wesentlichen Funktionen, und erm”glicht dem Anwender der nicht erst das dicke Handbuch durchlesen will einen schnellen Einstieg in FIRST_MILLION! Wenn Sie jedoch mit allen Raffinessen vertraut sein m”chten, sollten Sie das Handbuch einmal gelesen haben. In dem Textfile NEU.TXT stehen aktuelle Erg„nzungen zu der von Ihnen erworbenen Programmversion,. Wir raten Ihnen unbedingt diese Datei als erstes zu lesen. Dies geht ohne Probleme durch einfachen Doppelklick auf diese Datei. Der Ordner MAGNUM enth„lt Ihre pers”nliche Programmversion oder unsere Demoversion. Die Demoversion enth„lt brigens den kompletten Programmumfang von FIRST_MILLION. Damit Sie mit dem Programm etwas ben k”nnen, haben wir Ihnen einige Beispieldaten mitgeliefert. Sie k”nnen die Beispieldaten l”schen, wenn Sie diese nicht mehr ben”tigen. Damit Sie sehen k”nnen, wie leicht der Import von Daten geht haben wir Ihnen die Dateien ARTIKEL.IMP und KUNDEN.IMP als Beispiele mitgeliefert. Darber hinaus enth„lt dieser Ordner zwei Grafiken im GEM-IMG-Format. Die Grafik LOGO_300.IMG ist fr den Ausdruck mit dem Laserdrucker gedacht. Wenn Sie sich ein wenig im Programm umgesehen haben, mssen Sie fr den t„glichen Gebrauch einige Einstellungen vornehmen, damit das Programm die Bedrfnisse Ihres Betriebes erfllen kann. Wie das geht zeigt Ihnen das Kapitel 1 im weiteren. 1.7 Die lizenzierte Programmversion Ein grožes Problem stellt fr kleine Softwareh„user der Schutz der Produkte gegen unerlaubte (unmoralische) Verbreitung (Vermehrung) dar. Obwohl das sogenannte Raubkopieren strafrechtlich verfolgt wird, gibt es wohl kein Programm, von dem nicht wilde Kopien in einschl„gigen Kreisen zirkulieren. Wir sind keine Tr„umer, die glauben, mit FIRST_MILLION w„re es anders. Und trotzdem denken wir, einen Weg gefunden zu haben, um den Schaden fr uns so gering wie m”glich zu halten. Dieses Programm wird deshalb nur direkt ber uns zu erhalten sein, wobei bei Auftragserteilung das Programm konkret fr den Anwender angepažt wird. Ab der Version 4.00 lassen sich alle Ausgabeformulare komplett editieren, mit einigen Ausnahmen. Alle Ausdrucke aus der Buchhaltung enthalten immer den Namen und die Anschrift der Firma fr dieses Programmversion lizenziert wurde. Dadurch ist es immer m”glich, die Herkunft einer Raubkopie zweifelsfrei zurckzuverfolgen. 1.8 Einstellen der Systemparameter beim ersten Programmstart Die Menleiste des Programms enth„lt den Menpunkt "Einstellungen". Berhren Sie mit dem Mauszeiger diesen Eintrag, so klappt die Menleiste mit insgesamt sechs Eintragungen herunter. Mit den ersten vier Eintragungen werden wichtige Voreinstellungen vorgenommen, die beim Programmende automatisch abgespeichert werden. Wird das Programm wieder aufgerufen, so stellen sich die eingestellten Parameter automatisch wieder ein. Mit der Funktion "Desktop aufr„umen" k”nnen Sie die Gr”že und Lage der Fenster auf einen von uns vorgegebenen Wert einstellen. Wenn Sie eine andere Anordnung wnschen, so k”nnen Sie die Fenster mit Hilfe des Gr”ženeinstellungsfeldes in der Gr”že ver„ndern. Soll diese Žnderung beim n„chsten Programmstart bercksichtigt werden, mssen sie den Eintrag "Desktop sichern" anklicken. Im brigen k”nnen Sie die gleichen Manipulationen mit den Datenfenstern ausfhren, wie mit den Fenstern auf dem ATARI Desktop. Lesen Sie hierzu gegebenenfalls in Ihrem ATARI Handbuch nach. Das Programm merkt sich jetzt die von Ihnen vorgenommenen Žnderungen und speichert diese am Programmende, wenn Sie das Programm ber die Funktion "Ende" verlassen, ab. Achtung: Bei einem Update kann es passieren, daž die Lage und Gr”že der Fenster nicht mehr stimmt. Bitte rufen Sie jedes Fenster einmal auf und stellen die alte Lage wieder her. Vergessen Sie nicht die Funktion "Desktop sichern" einmal angew„hlt zu haben, damit die Ordnung auf Ihrer Arbeitsoberfl„che wieder hergestellt ist! Bei erneutem Starten des Programms erscheinen die Fenster in der von Ihnen eingestellten Gr”že und Lage, wenn Sie "Desktop sichern" w„hrend der letzten Sitzung angeklickt hatten. 1.9 Einstellungen>Parameter Nach dem Anklicken des ersten Eintrags erscheint die unten abgebildete Dialogbox, in der die allgemeinen Parameter fr das Programm eingestellt werden. n„chste Buchungsnummer n„chste Kundennummer n„chste Artikelnummer n„chste Rechnungs-, Bestell- und Briefnummer Die Vergabe der oben genannten Nummern erfolgt automatisch und mit aufsteigenden Werten. Wenn Sie es wnschen, kann hier je nach Bedarf eine andere Startnummer voreingestellt werden. So kann es ntzlich sein die Artikelnummern nach Gruppen zu sortieren. Dies erh”ht die šbersichtlichkeit ganz erheblich. Wenn Sie die automatische Vorgabe nicht nutzen wollen, tragen Sie hier eine Null ein, dann erscheint in der Eingabebox fr Artikel keine Artikelnummer. Žhnlich ist es mit Kunden- und Lieferantennummern. In die Felder fr die Fakturnummern geben Sie die Zahl ein, mit der das Programm bei der Z„hlung dieser Fakturierungss„tze beginnen soll. Tragen Sie unter Bestellnummer eine Null ein, so erhalten die Bestellungen mit den Rechnungen eine fortlaufende, keine getrennte Nummerierung. In der Fakturierung werden alle Ihre Rechnungen, die Sie mit diesem Programm erstellt haben, eingetragen. Das Programm zeigt Ihnen nach Ablauf einer unter "1. Mahnung" und "2. Mahnung" eingestellten Frist die Rechnungen an, deren Zahlungsfrist abgelaufen sind. Mit einem Druck auf die Maustaste erstellt Ihnen unser Programm anschliežend die Mahnungen. Geben Sie in diese Felder eine Null ein, so werden keine Mahnungen automatisch angezeigt. Rabatts„tze In die beiden Rabattfelder k”nnen Sie einen Mengenrabatt vorgeben, bezogen auf den Bruttorechnungsbetrag. Wenn Sie dann eine Rechnung schreiben wird dieser Rabatt bei šberschreiten des eingestellten Rechnungsbetrages automatisch abgezogen. Sie k”nnen zwei Stufen fr diese Rabattform vorgeben. Wird fr den Grenzbetrag jeweils eine Null eingegeben, wird kein Rabattfaktor gedruckt. Der Ausdruck eines Rabattes l„žt sich aber auch nach der Erstellung einer Rechnung ber das Pop-Up-Men "Formular" vor dem Ausdrucken unterdrcken. Skontosatz Der Skontosatz wird sp„ter beim Buchen der Einnahmen wiederverwendet. Wenn ein Kunde Skonto gezogen hat, k”nnen Sie diesen Betrag automatisch von der Rechnungssumme abziehen. Sollte Ihre Buchhaltung nach dem Prinzip der vereinbarten Zahlung arbeiten, erfahren Sie ja erst nach dem Eintreffen des Zahlbetrags, ob Skonto gezogen wurde oder nicht. Auch darauf ist FIRST_MILLION vorbereitet. Wenn diese Rechnung als erledigt markiert wird, k”nnen Sie die Skontokorrektur der Einnahmebuchung per Mausklick vornehmen lassen. Mehrwertsteuers„tze (3) Auf der rechten Seite der Box k”nnen Sie die fr Ihr Gesch„ft wichtigen Mehrwertsteuers„tze eintragen. In der vorliegenden Version sind drei verschiedene Steuers„tze m”glich. W„hrungssymbol fr den Listendruck Hier l„žt sich die Abkrzung eintragen, die beim Ausdruck der Kontenlisten verwendet werden soll. Das W„hrungssymbol fr die Formulare der Fakturierung wird in den entsprechenden Drucklayouts editiert. letztes Datum bei Buchungen voreinstellen Dieser Knopf erm”glicht Ihnen zu w„hlen, ob Sie in der Eingabemaske fr Buchungen immer das aktuelle Datum voreingestellt haben m”chten. Das erleichtert Ihnen die Eingabe immer dann, wenn Sie mehrere Eingaben zu dem aktuellen Datum vornehmen wollen. Wer also jeden Tag seine Buchhaltung benutzt, um die Buchungen fr diesen Tag durchzufhren, sollte diese Option durch Anklicken des Auswahlknopfs aktivieren. letzte Buchung bei Neuen als Voreinstellung Hiermit k”nnen Sie einstellen, ob bei der Buchhaltung die Eingaben der letzten Buchung bei allen weiteren Dialogboxen schon eingetragen sein sollen. Das ist immer dann von Vorteil, wenn Sie Ihre Belege vorsortiert buchen. Sie mssen dann nur einen Teil der Eingaben neu vornehmen. Einnahme sofort bei Rechnungserstellung buchen Mit dem letzten Knopf stellen Sie Ihre Buchhaltung wahlweise auf das Prinzip der "vereinbarten Zahlung", oder "vereinnahmten Zahlung" ab. Lesen Sie ber die Merkmale dieser beiden Buchhaltungsformen im dritten Kapitel "Buchhaltung" nach, wenn Sie weitere Informationen hierzu wnschen. immer Aktualisierung offener Auftr„ge & Bestellungen Dieser Knopf wirkt auf die Verwaltung offener Auftr„ge in der Fakturierung. Ist der Knopf aktiv, d. h. gedrckt, wird bei jedem neuen Auftrag und bei jedem Wareneingang die komplette Fakturierung nach Auftr„gen durchsucht, die mit der neuen Lagerware ausgefhrt werden k”nnen. Bei vielen offenen Auftr„gen kann dies zu Wartezeiten fhren, bis die Berechnung abgeschlossen ist. Diese Berechnung kann auch manuell am Abschluž eines Arbeitstages durchgefhrt werden, wenn der Knopf deü aktiviert ist. Dadurch l„žt sich viel Zeit sparen. Fristen fr das Mahnwesen Sie k”nnen fr die drei Stufen des Mahnwesen zwei verschiedene Fristen vorsehen. Die Fristen fr die 2. und 3. Mahnung sind gleich lang. 1.10 Druckparameter Eines der gr”žten Probleme stellt fr Programmierer die Anpassung der Druckroutine an die m”glichen Druckertypen dar. Wir beschr„nken uns deshalb auf fnf Druckertypen, mit denen ca. 99% der Drucker kompatibel sind. Es handelt sich um den ATARI Laserdrucker SLM 804/605 unter Verwendung des Diabolo Emulator, den HP Laserjet der mit dem HP Deskjet kompatibel ist und der von fast allen Laserdruckern emuliert werden kann (PCL5 Emulation), den NEC P6, der als Standard fr die gesamte 24 Nadeldruckerwelt steht, und einen Epson Drucker als Vertreter fr einen 9-Nadeldrucker. Und fr besonders schwere F„lle kann noch in den reinen ASCII Modus geschaltet werden. Sie k”nnen hier alle Einstellungen fr zwei verschiedene Drucker eingeben. Zu beachten ist dabei, daž der Drucker 1 eine Grafik im Hintergrund mitdrucken kann! Dadurch erlangen Sie eine unglaubliche Freiheit bei de! Erstellung von Formularen wie Paketkarten, Adressaufkleber und so weiter. Natrlich k”nnen Sie auch weiterhin Ihre Fakturierungsformulare mit einem Briefkopf im Hintergrund ber Drucker 1 ausgeben. Aber die M”glichkeiten sind jetzt eben erheblich gr”žer, da jedes Layout, das Sie erstellen eine Grafik erhalten kann. Welche Voraussetzungen fr den Einsatz einer Grafik erfllt sein mssen wollen wir Ihnen im n„chsten Abschnitt nahebringen. Logo-Image drucken FIRST_MILLION bieten Ihnen hier eine preiswerte M”glichkeit Ihren Ausdrucken professionelles Aussehen zu verleihen, indem Sie eine Hintergrundgrafik praktisch als Briefpapier mitdrucken k”nnen. Diese Funktion arbeitet mit den ATARI Laserdruckern und allen PCL5 kompatiblen Druckern. Ob das mitgedruckte Briefpapierformular fr Sie besser als bunt gedrucktes Briefpapier ist mssen Sie vielleicht einmal ausprobieren. Sie k”nnen zumindest mit dieser Funktion die Kosten fr Briefpapier senken. Um den Grafikausdruck zu erm”glichen, mssen Sie mit dem Dateiauswahlknopf rechts eine Pixelgrafik im IMG-Format aussuchen. Um sich eine solche Pixelgrafik zu erstellen, k”nnen Sie verschiedene Wege beschreiten: 1. Sie lassen sich Ihr Briefpapier mit 300 dpi einscannen und im IMG-Format abspeichern. 2. Wenn Sie das Programm CALAMUS besitzen, k”nnten Sie Ihr Briefpapier selbst entwerfen und mit einem Druckertreiber der diese Seite als IMG-Grafik abspeichern kann zur Pixelgrafik konvertieren. Welche Grafik fr den Ausdruck verwendet werden soll, k”nnen Sie im Auswahlfeld rechts neben dem Auswahlknopf einstellen. Ob Sie einen oder zwei Drucker besitzen, Sie k”nnen auf jeden Fall noch die Konfiguration fr einen zweiten Drucker einstellen. Dabei kann es natrlich auch sinnvoll sein bei nur einem angeschlossenen Drucker einen zweiten Initialisierungsstring angeben zu k”nnen. So kann der Ausdruck fr eine Liste mit einer anderen Schriftart erfolgen, Sie k”nnen auf einen kleineren Zeichensatz umstellen oder was immer Ihnen noch einf„llt einstellen, ohne die Druckparamter jedes mal neu einstellen zu mssen! Druckertyp welchen Druckertyp Sie jeweils an Drucker 1 oder 2 betreiben wird ber ein Pop-Up-Men eingestellt. Init- und Exitstring Rechts neben dem Pop-Up-Men fr die Druckerauswahl finden Sie zwei Eingabefelder um besondere Steuerzeichen an den Drucker senden zu k”nnen. Damit kann eine bestimmte Schriftart vor dem Ausdruck softwarem„žig eingestellt, oder der Druckerspeicher auf Wunsch zurckgesetzt werden. Zeichensatz In einem weiteren Pop-Up-Men dieser Dialogbox k”nnen Sie einen Zeichensatz angeben, mit dem der Drucker angesprochen werden soll. Wenn Sie einen ATARI Laserdrucker Ihr Eigen nennen, so muž der ATARI-Zeichensatz verwendet werden. Da der Ausdruck hier ber den Diabolo Emulator erfolgt, mssen Sie noch darauf achten, daž Sie den Emulator auf unproportionale Schrift stellen (Pitch 10), und der 1. Zeichensatz die normale Druckdichte, der zweite Zeichensatz die doppelte Druckdichte (Fettdruck) erh„lt. Die Einstellung dieser Schriftarten erfolgt ber das zum Laserdrucker mitgelieferte Diabolo Einstellfeld. Lesen bitte im Handbuch des Laserdruckers nach, wie die Einstellung vorzunehmen ist. Sind hier andere Zeichens„tze auf den ersten beiden Pl„tzen installiert als unten angegeben, so erh„lt der Ausdruck ein etwas merkwrdiges Aussehen. 1. Zeichensatz: RAZR10LS 2. Zeichensatz: RAZB10LS Fr andere Drucker verwenden Sie bitte den weit verbreiteten IBM-Zeichensatz zum Ausdruck. Sie mssen dann allerdings auch Ihren Drucker hardwarem„žig auf diesen Zeichensatz einstellen. Dies geschieht bei den meisten Druckern ber kleine Minischalter, DIP-Schalter genannt. Das Handbuch zu Ihrem Drucker informiert Sie ber die Stellung dieser Schalter. Sie k”nnen natrlich auch den Init-String fr eine softwarem„žige Anpassung verwenden. Achten Sie bei den ersten Ausdrucken darauf, ob die deutschen Sonderzeichen (Umlaute) und das "ž" richtig wiedergegeben werden. Einige Exoten unter den Druckern kennen den IBM-Zeichensatz nicht, und mssen deshalb mit dem 7 bit ASCII-Zeichensatz "gefttert" werden. Fr diesen Fall verwenden Sie bitte das entsprechende Feld. Die Zeichens„tze ISO 8859 und Roman 8 sind genormte Zeichenss„tze, die in den meisten Druckern implementiert sind. Welchen Zeichensatz Sie w„hlen bleibt Ihnen berlassen, aber achten Sie darauf, daž Ihr Drucker ebenfalls auf diesen Zeichensatz eingestellt ist. Wird FIRST_MILLION auf einem Macintosh Rechner unter MagiCMac verwendet, sollte der IBM Zeichensatz gew„hlt werden. Ausgaberichtung Um die Ausgabe m”glichst universell zu halten finden Sie in dem dritten Pop-Up-Men noch die M”glichkeit die Ausgaberichtung einzustellen. Diese Option wird besonders fr Anwender auf einem Macintosh Rechner interessant. Dadurch kann die etwas langsame Ausgaberoutine von MagiCMac ausgetrickst werden. FIRST_MILLION erm”glicht die direkte Ausgabe ber einen Device Treiber von Overscan oder HSModem. In dem Pop-Up-Men finden Sie vier Eintr„ge. Die Standardeinstellung sollte der Menpunkt "Druckerport" sein. Die Ausgabe der Daten erfolgt dann ber die GEMDOS-Routinen des Betriebssystem, die aber bekanntlich nicht besonders schnell sind. Wird dieser Eintrag unter MagiCMac verwendet kmmert sich das alternative Betriebssystem um die Weitergabe der Daten an die Rechnerhardware. Das funktioniert unter MagiCMac sehr langsam! Fr alle Anwender auf einem ATARI Rechner sollte der Eintrag "Centronics direkt" gew„hlt werden. Hier kmmert sich FIRST_MILLION pers”nlich um die Ausgabe und Ansteuerung des Druckerports, was bis zu 200% Beschleunigung bringt. W„hlen Sie den Eintrag "Datei" k”nnen Sie die Druckerdaten ber beliebige Devicetreiber ausgeben, oder in eine Datei auf die Festplatte schreiben lassen. Immer wenn Sie also einen Datenexport durchfhren wollen, muž in der Druckparameterbox als Ausgaberichtung "Datei" angegeben sein! Nach dem Anw„hlen dieses Menpunktes erscheint die Dateiauswahlbox und Sie k”nnen den Pfad fr die Ausgabe angeben. Der letzte Menpunkt ist fr MagiCMac gedacht. Da die Ausgabe auf den Drucker in dieser Betriebssystememulation sehr langsam geht, kann die Ausü gabe auf Device-Treiber umgeleitet werden. So kann unter Verwendung des highspeed seriell-parallel-Wandlers McStout/Classic die Ausgabe ber den von Overscan beigelegten Device-Treiber U\DEV\LPT1 mit hoher Geschwinü digkeit auf einen Drucker mit Centronics Schnittstelle erfolgen. Wenn Sie ber diese Hardware verfgen, mssen Sie anschliežend noch in zwei weiteren Pop-Up-Mens den Namen des Treibers und die Ausgabegeschwindigkeit angeben. Fr den McStout/Classic mssen Sie zuerst U\DE\LPT1 anklicken und anschliežend die šbertragungsgeschwindigkeit 230400 bps. Die Ausgabe auf Ihren Drucker erfolgt dann in der Geschwindigkeit, wie Sie es auf einem ATARI TT gew”hnt waren. Verwenden Sie auf dem Mac einen Drucker mit serieller Schnittstelle, k”nnen Sie auch einen Treiber fr HSModem konfigurieren und ber diesen zumindest mit 57600 bps drucken. Unter diesen Pop-Up-Mens befinden sich einige Auswahlkn”pfe im Feld Voreinstellungen, die global auf den Ausdruck der Fakturierungsformulare (Rechnung, Auftrag usw.) wirken. Gruppenmitglieder nicht drucken Mit dem Knopf "Gruppenmitglieder nicht drucken" l„žt sich bei Warengruppen der Ausdruck der Teilpositionen abschalten. Das wird immer dann sinnvoll sein, wenn Sie eine Warengruppe mit vielen Positionen haben. Die korrekte Abbuchung der Gruppenmitglieder aus dem Lager ist davon natrlich nicht betroffen. Nettobetr„ge Mit dem Knopf "Nettobetr„ge" k”nnen Sie w„hlen, ob die Preise in der Artikelliste als Netto oder Bruttopreis angezeigt werden. Ob die rechnungen die Sie erstellen den Brutto-oder Nettobetrag ausweisen stellen Sie ber die Platzhalter ein, die Sie im Rechnungslayout verwenden. Rappen runden Die Funktion "Rappen runden" ist fr unsere Kunden aus der Schweiz eingerichtet worden. Da die kleinste Mnze in der Schweiz 5 Rappen betr„gt, muž das bei der Erstellung der Bruttorechnungssumme beachtet werden. Ein Zahlbetrag von SF 123,88 macht eben keinen Sinn mehr. Wir verwenden zur Vermeidung dieses Problems das in der Schweiz g„ngige Verfahren der Rundung der WUST, sodaž die Bruttorechnungssumme ganzzahlige Vielfache von 5 ergibt. Dabei wird die Rundung allerdings nicht bei der Eingabe der Artikel in die Artikelverwaltung vorgenommen, sondern erst bei der šbernahme in ein Rechnungsformular. Die hierfr zust„ndige Funktion wird ebenfalls in der Dialogbox "Druckparameter" eingeschaltet. Skonto Ob in Ihren Rechnungen global die Platzhalter fr Skonto verwendet werden geben Sie mit dem Knopf "Skonto" vor. Sie k”nnen aber vor jedem Ausdruck den Skontoausdruck in einer Rechnung wieder abschalten. Die folgenden Einstellungen wirken immer auf beide Drucker. Kein Perforationssprung bei HP Alle Hewlet Packard Drucker verfgen ber eine Eigenheit aus guten alten Nadeldruckerzeiten, als diese noch mit Endlospapier gefttert werden konnten, den Perforationssprung. Dabei wird ein grožer Bereich am oberen und unteren Ende der DIN A4 Seite nicht bedruckt. Da Seitendrucker gar kein Endlospapier zulassen, ist der Perforationssprung hier so ntzlich wie ein Kropf. Darum kann man ihn auch mit diesem Knopf abschalten! Seitenvorschub nach dem Ausdruck Dieser Knopf legt fest, ob nach dem Seitenende ein Seitenvorschub gesendet werden soll oder nicht. Fr die Diabolo Emulation des ATARI Laserdruckers ist dies unbedingt notwendig, da nicht gefllte Seiten sonst nicht ausgedruckt werden! Anzahl der Ausdrucke Hier ist das Eingabefeld fr die Anzahl der Ausdrucke, die Sie erhalten wollen, wenn ein Fakturierungsformular (Angebot, Rechnung, Lieferschein, usw.) gedruckt wird. In der Regel werden zwei Ausdrucke gebraucht. Vor einem Ausdruck erscheint aber immer noch eine Dialogbox, die Sie fragt, ob ein Ausdruck, oder die vorgegebene Anzahl gedruckt werden soll. Die Kontenbl„tter dagegen werden immer nur einmal gedruckt, egal welche Zahl hier eingestellt wird. Es werden auch nur die Konten ausgedruckt, auf denen im ausgew„hlten Zeitraum tats„chlich Buchungen stattgefunden haben. Zeilen pro Seite Das Einstellfeld "Zeilen pro Seite" dient zur Vorgabe der Anzahl zu druckender Zeilen pro Seite. Hier mssen Sie ausprobieren welche Zahl fr Ihren Drucker, oder Ihr Papier notwendig ist. Beim Laserdrucker muž hier eine 64 eingetragen werden. Wird bei einem Nadeldrucker 12' Zoll Endlospapier verwendet, kann eine gr”žere Zahl Zeilen gedruckt werden. Die genaue Anzahl ist aber abh„ngig von der L„nge des Perforationssprungs. 1.11 Systemeinstellungen Systemdatum Hier steht das aktuelle Datum, daž FIRST_MILLION mit dem Platzhalter an verschiedenen Stellen im Programm verwendet. Achten Sie bitte darauf, daž Ihre Systemuhr immer richtig gesetzt ist. Hier k”nnten Sie notfalls das Datum „ndern. Diese Eingabemaske, mit der Aufforderung das Datum einzugeben, erhalten Sie immer nach dem Start des Programms, wenn der Rechner ein unsinniges Systemdatum erkennt. Bei Computern ohne Systemuhr w„re als erstes die Eingabe des Tagesdatums vorzunehmen! Die Anzeige der anderen Parameter ist dabei abgeschaltet, sodaž niemand der hinter Ihnen steht das Passwort lesen kann. automatisch Sichern Der Zeitabstand fr ein automatisches Backup aller Daten wird im Feld "automatisch Sichern" vorgenommen. Wenn Sie dieses Programm l„ngere Zeit benutzen und Daten eingeben oder „ndern, kann ein Stromausfall oder eine Netzst”rung zu einem Systemabsturz und damit verbunden zu Datenverlust fhren. Wenn Sie hier eine Zeit zwischen 1 bis 99 Minuten eintragen, wird das Programm die Daten nach der eingestellten Zeit auf Diskette oder Festplatte sichern. Sollte es zu einem Systemabsturz kommen, so sind nur die Daten die seit der letzten Sicherung eingegeben wurden verloren. Passworte In einem Textfeld darunter k”nnen Sie ein Passwort eingeben, daž bei jedem Start des Programms genannt werden muž, bevor jemand mit dem Programm arbeiten kann. Sie schtzen sich so gegen Mižbrauch Ihrer kostbaren Firmendaten. Dabei wird unterschieden zwischen dem Supervisor Passwort, das dem Anwender zugriff auf alle Daten des Programms gew„hrt, auch auf die Buchhaltung. Das normale Passwort l„žt keinen Aufruf aus der Buchhaltung zu. Auch die Gewinnbersicht bleibt unsichtbar! Dieses Passwort kann an Mitarbeiter vergeben werden, die mit den Stammdaten arbeiten mssen. 3 D-Look Verfgt Ihr Rechner ber eine Farbdarstellung von mindestens 16 Farben, k”nnen Sie ber diesen Knopf die optisch sehr ansprechende 3-D-Darstellung einschalten. Speicherreservierung Die Angaben hier zeigen Ihnen wieviel Speicher die einzelnen Dateien von FIRST_MILLION in Ihrem Arbeitsspeicher bereits belegen und wieviel bei dem augenblicklichen Speicherausbau noch belegt werden k”nnten. 1.12 Zeichensatz Wenn Ihnen die Darstellung der Fenster in der altbekannten Systemschrift auf die Dauer zu langweilig wird, k”nnen wir Ihnen auch hierbei helfen. Voraussetzung ist, daž ein Fontselektor in Ihrem System integriert ist. So l„žt sich jedem Fenster ein anderer Zeichensatz (Font) zuordnen. Bei dem hier abgebildeten Beispiel wird CALVINO verwendet. Durch einfaches drag&drop wird der gewnschte Zeichensatz bertragen. Der Fensterinhalt wird sofort in dem neuen Font dargestellt. 1.13 Desktop aufr„umen und sichern Je nach Gr”že der auf dem Bildschirm zur Verfgung stehenden Fl„che wird jeder Anwender seine Fenster in der Gr”že und Lage anders einstellen wollen. Damit die so gemachten Žnderungen auch beim n„chsten Programmstart nicht wieder neu gemacht zu werden brauchen ist der Menpunkt "Desktop sichern" eingefhrt worden. Bitte w„hlen Sie nachdem Sie die gewnschten Ver„nderungen an Ihrer Arbeitsoberfl„che gemacht haben diesen Menpunkt einmal mit einem einfachen Klick aus. Wenn Sie das Programm verlassen wird der Desktop abgespeichert. Der Menpunkt "Desktop aufr„umen" ist eigentlich die Notbremse fr den Fall, daž Sie Ihr Desktop auf einem Grožbildschirm aufger„umt hatten und das Programm wieder auf einer kleinen Bildschirmfl„che betreiben wollen. Da kann es dann sein, daž der untere Greifpunkt zum Ver„ndern der Fenstergr”že aužerhalb des sichtbaren Bereichs liegt. Sie k”nnten dann eigentlich keine vernnftige Žnderung mehr vornehmen. Klicken Sie aber auf den genannten Menpunkt, so werden alle Fenster in der Gr”že so skaliert, daž sie wieder auf den Bildschirm passen. 1.14 Der Texteditor In diesem Kapitel m”chten wir Ihnen den Texteditor von FIRST_MILLION vorstellen. Sie mssen zwar keine besonderen Einstellungen vornehmen, wenn Sie mit diesem Editor arbeiten, aber alle Layouts die FIRST_MILLION verwendet mssen Sie hier "zusammenbasteln". Damit das dann einigermažen funktioniert nehmen wir uns etwas Zeit fr eine ausfhrliche Darstellung. Beginnen wir einfach mit dem Editor selbst. Sicher kennen Sie eine Textverarbeitung, mit der man Texte in einem Computer eingeben und ber einen Drucker ausgeben kann. Bisher konnten fr Serienbriefe in F_M nur Dateien verwendet werden, die ber ein anderes Programm erstellt worden waren. Das war nicht besonders komfortabel fr den Anwender. Sie finden ab sofort einen vollwertigen Editor, erreichbar ber die Taste F6, der den kompletten Funktionsumfang hat, den man heute erwartet. Sie finden hier sowohl die blichen Speicherfunktion wie auch umfangreiche M”glichkeiten zur Textmanipulation. Wenn Sie Teile des Textes durch Fettdruck oder Unterstreichung hervorheben wollen, so ist dies unter Verwendung der HTML-Codes auch m”glich. Folgende Codes sind implementiert: , unterstreichen ein/aus , fett ein/aus , kursiv (italic) ein/aus Die von F_M frher verwendeten Platzhalter fr die Textformatierung werden brigens automatisch konvertiert! Steht nun eins dieser Steuerzeichen im Text, so wird entsprechend formatiert. M”chten Sie diese Formatierung aufheben, so muž der enstprechende Code verwendet werden. šber das Pop-Up-Men k”nnen Sie dann den Text speichern, andere Texte hinzufgen und so weiter. Die wichtigste Aufgabe die unser Editor innehat, ist das Erstellen der Layouts fr die Druckausgabe. Das folgende Kapitel ist ausschliežlich diesem Thema gewidmet. Und so sollte es dann aussehen: siehe Handbuch! 1.15 Erstellen von Drucklayouts Eine wichtige Bemerkung am Anfang dieses Kapitels: Im Lieferumfang von FIRST_MILLION sind alle wichtigen Drucklayouts bereits enthalten. Sie k”nnen praktisch sofort mit der Arbeit beginnen und alle notwendigen Fakturierungsformulare wie Rechnungen, Lieferscheine usw. ausdrucken. Aber nicht immer gef„llt jedem auch die Art wie wir den Ausdruck entworfen haben. Ein anderer Kunde m”chte vielleicht ein anderes Papierformat verwenden. Aužerdem hat vielleicht ein Finne gefallen an unserer Brosoftware gefunden und m”chte nun die Ausdrucke entsprechend umgestalten. Alle Kundenwnsche sind nun auch realisierbar. Allerdings muž dafr etwas Mhe aufgewandt werden. Stellen Sie sich ein Drucklayout als eine beliebige Textseite vor, in der an den Stellen, die Sie dafr ausgesucht haben, die Informationen aus Ihrer Kundenliste, Artikelliste usw. gedruckt werden sollen. Das Programm muž nun genau erkennen k”nnen, welche Information von Ihnen fr den Ausdruck gewnscht wird. Wir mssen uns also auf eine sehr genaue Bezeichnung festlegen, damit der Ausdruck auch wunschgem„ž erfolgt. Ihr Text muž deshalb die von uns im Programm vorgesehenen "Platzhalter" verwenden. Nur dann weiž FIRST_MILLION was Sie vom Ausdruck erwarten. Da Platzhalter natrlich auch nichts anderes als eine Ansammlung von Buchstaben sind, aus denen m”glichst noch zu erkennen sein soll was eigentlich damit gemeint ist, muž der Text der Platzhalter vom normalen Text zu unterscheiden sein. Das Programm erwartet also das Platzhalter, die automatisch mit Informationen ausgefllt werden sollen, immer in "kleiner als" (<) und "gr”žer als" (>) Zeichen stehen. Ein Beispiel: Wann immer Sie im Ausdruck an einer beliebigen Stelle das aktuelle Datum eingetragen haben wollen, mssen Sie genau an dieser Stelle den Platzhalter schreiben. FIRST_MILLION verwendet eine Vielzahl von Platzhaltern und fr fast jede Information in unserem Programm gibt es auch einen passenden Platzhalter. Die Liste mit allen verwendeten Platzhaltern finden Sie etwas weiter hinten. Bevor Sie sich jedoch damit besch„ftigen m”chten wir Ihnen noch einige Besonderheiten im Umgang mit ihnen erkl„ren. Die Feldl„ngendefinition Immer wenn Sie eine Liste ausdrucken wollen, ist es sinnvoll, daž der Ausdruck in Spalten untereinander erfolgt. Damit wird die Auswertung der Liste vereinfacht. Nun k”nnen aber die einzelnen Zellen die da untereinander stehen unterschiedlich lang sein. Die Folge w„re ein heilloses durcheinander. Das k”nnen Sie verhindern, wenn Sie hinter dem Namen des Platzhalters die Anzahl der Zeichen angeben, die freigehalten werden sollen. Der Platzhalter fr den Namen eines Artikels lautet . Nun kann dort als Text "Nagel" und auch "Knopf, rund, 3cm, perlmutt" eingetragen sein. Damit bei einem Ausdruck alles s„uberlichst untereinander steht geben Sie als Platzhalter ein. Das Programm benutzt nun 17 Zeichen des Artikeltextes. Ist der Text l„nger, wird er auf 17 Zeichen gekrzt, ist er krzer, werden entsprechend viele Leerzeichen gedruckt. Manchmal ist es wnschenswert fr ein Feld mehr Zeichen zu reservieren als man drucken will. nehmen wir an, wir wollen vom Artikeltext 17 Zeichen drucken, aber insgesamt 18 Zeichen freihalten. Wir erreichen damit, daž auch bei einem Text der 17 Zeichen lang ist immer noch ein Leerzeichen zum n„chsten Feld eingefgt wird. Der Platzhalter muž deshalb um eine weitere Zahl erg„nzt werden. Er lautet dann . Die erste Zahl im Platzhalter gibt immer an, wieviele Zeichen fr dieses Feld reserviert werden. Mit der zweiten Zahl k”nnen Sie die Anzahl der Zeichen vorgeben die vom Text in das Feld gedruckt werden. Die Feldl„ngendefinition bei Zahlenwerten Fr Zahlen gilt wie bereits oben beschrieben, die erste Zahl gibt die Feldl„nge inklusive der Kommastellen und des Komma an. Mit einer zweiten Zahl wird dann noch die Anzahl der Nachkommastellen festgelegt. Der Platzhalter fr den Nettopreis eines Artikels lautet . Wenn Ihre Nettopreise also nicht ber DM 10000,- liegen und zwei Stellen nach dem Komma ausgedruckt werden sollen, muž der Platzhalter folgendermažen aussehen: . Hier haben Sie dann 5 Stellen vor dem Komma und 2 Stellen nach dem Komma auf der Liste. Das Komma selbst z„hlt als eine Stelle mit! šberschriften fr Listendrucke Damit Sie nicht lange r„tseln mssen, welche Informationen denn eigentlich auf Ihren Ausdrucken stehen, sollten Sie dem Ausdruck eine oder mehrere Kopfzeile voranstellen. Damit beim Drucken klar ist, daž der betreffende Text nur einmal gedruckt werden soll, mssen Sie solchen Zeilen ein Sonderzeichen, das Paragraphenzeichen (Ý), voranstellen. Steuerzeichen fr Drucker und Druckposition Um den Ausdruck eines Platzhalters an einer bestimmten Spaltenposition zu erreichen, k”nnen Sie den Platzhalter mit entsprechend vielen Leerzeichen versehen. In einigen F„llen kann es notwendig sein, die Spalte direkt anzugeben, an der der Druck beginnen soll. Der Platzhalter hierfr lautet (a=01...99). Die Spaltenposition wird dabei immer zweistellig und dezimal angegeben. Damit der Ausdruck allen Wnschen gerecht werden kann, l„žt sich in einem Drucklayout auch eine Steuersequenz an den Drucker senden, um diesen auf einen bestimmten Zeichensatz, Zeilenvorschub und so weiter einzustellen. Damit der Drucker dann versteht was er tun soll, muž der Befehl als 2 stellige HEX-Zahl angegeben werden. Dabei k”nnen Sie beliebig viele HEX-Zahlen aneinanderreihen. Bei bestimmten Druckern besteht ja der Befehl zum Wechseln des Zeichensatzes auch aus bis zu 9 zweistelligen HEX-Zahlen. Diesem Code mssen Sie noch ein DX voranstellen, dann sollte der Drucker verstehen was Sie von ihm wollen. Der Befehl um einen Drucker laut PCL5 (HP oder kompatibel) in den Schrifttyp Albertus zu schalten wrde dann folgendermažen aussehen: . Das Datum als Platzhalter (Text oder Zahl, das ist hier die Frage) Der wohl am h„ufigsten verwendete Plathalter ist das Datum. šber die Art und Weise das Datum zu setzen gehen allerdings die Meinungen auseinander. Einige bevorzugen die numerische Schreibweise, andere m”chten gerne den Monat ausgeschrieben haben. Natrlich k”nnen Sie in F_M das Datum ganz nach Ihren Wnschen setzen. Mit einem Parameter hinter dem Platzhalter wird zwischen numerischer- und textschreibweise unterschieden. Wird eine 1 gesetzt, erscheint der Monat als Zahl, eine 0 oder gar kein Parameter und das Datum erscheint als Text. Mit werden 8 Zeichen fr das Datum reserviert und es wird als Zahl gedruckt. Wenn Sie die Textausgabe wnschen, muž natrlich auch die L„nge bercksichtigt werden. Eine vernnftige Angabe w„re dann . Sie k”nnen natrlich auch die Feldl„ngendefinition weglassen, wenn kein Spaltendruck gewnscht wird. Dann wird immer soviel Platz verwendet, wie gebraucht wird, also schlicht als Platzhalter. Fr den Einsatz in einer Mahnung kann es notwendig werden, nicht das Tagesdatum, sondern einen sp„teres Datum als Zahlungsziel automatisch in den Ausdruck einzufgen. Mit FIRST_MILLION k”nnen Sie durch Anwendung des Platzhalters praktisch jedes Datum in einen Ausdruck bekommen, wenn Sie hinter dem Platzhalter die Zahl angeben, die zum aktuellen Datum addiert werden soll. Der Platzhalter, der den Tag an dem die 14 t„gige Zahlungsfrist abl„uft angibt, wrde lauten. Damit ist der Kunde zweifelsfrei auf ein ganz bestimmtes Datum festgenagelt. Da helfen dann auch keine Ausreden mehr. Nach all den theoretischen šberlegungen raten wir Ihnen, einfach mal die beigelegten Drucklayouts zu laden und anzuschauen. Sie sehen dann sehr genau, worauf es ankommt. Anschliežend finden Sie eine Liste mit allen Platzhaltern, die wir bisher eingebaut haben. Sollten wir einen wichtigen Parameter bersehen haben, bitten wir um eine Nachricht. Wenn wir Ihre Argumentation nachvollziehen k”nnen, werden wir uns an die Umsetzung machen. Steuerzeichen, Formatierung des Textes Fettdruck ein Fettdruck aus Unterstrichen ein Unterstrichen aus kursiv ein kursiv aus Zeilenvorschub Seitenvorschub Spaltenposition, 2-stellig dezimal Drucker-Codes, beliebig viele 2-stellige HEX-Zahlen Die Hexzahlen werden ohne Komma oder Leerzeichen hintereinander geschrieben. Platzhalter aus der Kundendatei letzte Rechnung gibt den Namen der Gruppe aus eigene Kundennr. beim Lieferanten selbst editierte Anrede z.B. "Monsieur Legrande" usw. bis die Infozeilen 1 bis 16 Die folgenden Platzhalter sind nur fr den Ausdruck auf Adressetiketten mit drei nebeneinander angeordneten Aufklebern gedacht. Solche Etiketten mssen vor allem von Besitzern eines Laserdruckers verwendet werden, zum Beispiel die Etiketten von BOEDER, Best.Nr.:51 100. Im Ordner FORMATE gibt es eine Beispieldatei mit dem Namen LASER_3X.FRM, die den Aufbau besser erkl„rt, als 1000 Worte! fr die zweite Anschrift einer Zeile muž natrlich noch die Position angegeben werden; Die Position steht dann immer vor dem Platzhalter a=01...99 nur fr die dritte Anschrift einer Zeile Auch hier darf die Positionsangabe nicht fehlen! Platzhalter der Artikelliste Artikeltext Artikelnummer vk1 netto vk2 netto vk2 brutto vk3 netto vk3 brutto ek netto netto Warenwert am Lager laut Bestand Mehrwertsteuersatz des Artikels IST-Bestand des Artikels SOLL-Bestand des Artikels zeigt wieviel sich in offenen Auftr„gen befindet Kundennr. des Lieferanten dieses Artikels aus der Kundenv. Gewicht des Artikels Verpackungseinheit Infozeile Nummer XY, (XY: Zeile 01 bis 16) Anzahl der verkauften Artikel Einzelpreis d. Artikel x Anzahl d. Artikel Die Bestellnummer eines Artikels beim Lieferanten Platzhalter aus der Fakturierung Formularart Angebot,Rechnung,... Datum des aktuellen Fakturstatus Eintrag unter "Unser Zeichen" Eintrag unter "Ihr Zeichen" Fakturnummer mit Fakturdatum Fakturnummer ohne Datum Fakturierungsdatum einer Rechnung Bruttoanteil ohne Mwst Bruttoanteil mit Mwstsatz 1 Bruttoanteil mit Mwstsatz 2 Bruttoanteil mit Mwstsatz 3 Gesamtbruttosumme Gesamtnettosumme Inhalt der Zeile "Bemerkung" Zwischensumme in einer Rechnung Rabattbetrag entsprechend der eing. % Rabatt in %, entsprechend der Voreinstellung "PARAMETER" Summe der Mehrwertsteuerbetr„ge (in Nettorechnung) Mehrwertsteuer 1 Mehrwertsteuer 2 Mehrwertsteuer 3 Summe der Einzelgewichte in der Rechnung Tagesdatum, der Systemzeit entnommen typ = 0 "... Monat ist Text, typ = 1 " Monat ist Ziffer Ein Beispiel: Sie wollen fr das Fakturierungsdatum die numerische Schreibweise einstellen. Fr das Datum sollen dabei immer 8 Zeichen freigehalten werden. Der Platzhalter mžte dann folgendermažen heižen: . Zur Generierung eines zuknftigen Datum . Z steht fr die Anzahl der Tage, die zum aktuellen Datum addiert werden sollen (Z=1...31). Platzhalter fr Lizenzierung Damit neue Kunden nicht erst Ihre Ausgabeformate erstellen mssen, haben wir die Beispielformulare mittels Platzhalter definiert, die die notwendigen Daten aus der Lizenzeintragung in die Formulark”pfe kopieren. Sie werden diese Platzhalter wahrscheinlich nicht ben”tigen, der Vollst„ndigkeit halber werde ich sie hier erw„hnen. Platzhalter fr die Buchungsdatei Buchungsdatum Buchungstext Bruttobetrag "BNETTO" Nettobetrag Mwst in DM Mwst in % Gegenkonto Abkrzung Gegenkontonummer Geldkonto Abkrzung Geldkontonummer 1.16 Layouts der Fakturierungsformulare Wenn Sie FIRST_MILLION neu erstanden haben, finden Sie bereits beim ersten Start alle notwendigen Layouts fr die Fakturierung. Die beigelegten Layouts sind so universell angelegt wie es gerade noch vertretbar war. Sie k”nnen durch einfaches Anklicken des Schalters "Netto" im Pop-Up-Men "Formular" zwischen einer Brutto und Nettorechnung umschalten. Ob die Rechnung die Sie gerade bearbeiten einen Skontobetrag ausweisen soll k”nnen Sie ebenfalls hier sehr bequem ein- oder ausschalten. Alle notwendigen Platzhalter fr den Ausdruck auf DIN-A4 Papier sind bereits vorgesehen. Nur fr den Fall, daž Sie den Wunsch verspren Ihrer Kreativit„t freie Bahn zu lassen haben wir die Layouts frei editierbar gemacht. Sie k”nnen sogar Rechnungen auf DIN A4 quer erstellen und drucken. Auch kleinere Formate wie DIN A5 hoch oder quer sind denkbar! Allerdings geben wir hier zu bedenken, daž es nicht ganz trivial ist und einige Eigenheiten bercksichtigt werden mssen, damit die Ausdrucke den Wnschen entsprechen. Da aber jede Žnderung bei Verlassen des Editors sofort auf dem Bildschirm dargestellt wird, ist ein problemloses Herstellen neuer Layouts m”glich. ™ffnen Sie zuerst das Formular, welches Sie ver„ndern wollen, indem Sie mit der Taste F3 in das Formularwesen gehen. šber das Pop-Up-Men "Formular" w„hlen Sie das gewnschte Formular aus. Klicken Sie nun auf die linke obere Ecke im Formular um den Editor mit dem Layout aufzurufen. Als erstes bemerken Sie, daž jede Zeile mit einem # (Hash oder Doppelkreuz) beginnt. Jede Zeile eines Formularlayouts muž mit diesem Zeichen beginnen! Aužerdem ist die Seite in 8 Bereiche unterteilt, die fr bestimmte Funktionen reserviert sind. #K Hier hin geh”ren alle Informationen die Sie im Kopf Ihres Dokumentes stehen haben wollen. Die Anzahl der Zeilen die sich hier definieren lassen sind abh„ngig von der Gr”že des Papiers. #AX (X=1, 2, 3) Die Zeile #A1 wird fr die normalen Artikel ben”tigt, deren Preis am Ende der Zeile gedruckt wird. #A2 definiert die Zeile fr Artikel die Gruppenmitglieder enthalten, deren Preis nicht gedruckt werden soll. Die Zeile #A3 ist notwendig fr den Fall, das Sie einen Artikel aufgerufen haben, der nicht lieferbar ist. In solch einem Fall schreibt das Programm den hier stehenden Text , in unserem Beispiel "nicht lieferbar" in die Rechnung. #R In diesen Zeilen werden die Platzhalter fr die Zwischensumme und den Rabatt plaziert. #N Damit eine Rechnung als Nettorechnung gedruckt werden kann, mssen diese Zeilen vorhanden sein. Wenn Sie nie eine Nettorechnung drucken wollen, k”nnen Sie diese Zeilen natrlich auch weglassen. #BX (X=1, 2, 3, 4, 5, 6) Diese Zeilen definieren das Aussehen einer Bruttorechnung. #S Durch das Verwenden dieser Zeilen kann ein Skontobetrag ausgewiesen werden. Auch das Zahlungsziel bis zu dem ein Skontoabzug erlaubt ist kann ber den Platzhalter ausgewiesen werden. #G Mit dieser Zeile k”nnen Sie eine Berechnung des Gesamtgewichtes der Lieferung ausfhren und drucken lassen. Voraussetzung ist, daž Sie in Ihren Artikeln im Feld Gewicht eine Eintragung vorgenommen haben. Sie k”nnen aber auch etwas anderes als das Gewicht berechnen lassen. So kann fr eine Spedition das Berechnen des beigeladenen Volumen gedruckt werden. #Z Diese Zeilen enthalten den Standard Zusatztext. Dieser Text kann aber jederzeit wieder aus der Rechnung aufgerufen, editiert, gespeichert oder nachgeladen werden, je nachdem was Sie gerade unter dem Formular stehen haben wollen. Dazu erfahren Sie aber sp„ter in der Fakturierung noch mehr. In diesem Text kann auch wieder ein Platzhalter verwendet werden. Sehen Sie sich doch mal das Layout einer Rechnung oder Mahnung an. 1.17 Lange Dateinamen Sicher haben Sie sich schon oft ber die Beschr„nkung der Dateinamenl„nge auf lumpige 8 Zeichen plus 3 Zeichen fr die Extension. Wie oft sitzt man um sich fr eine Datei einen halbwegs passenden Namen aus 8 Buchstaben auszudenken. Durch die Flucht vieler ATARIaner auf die Apple Rechner setzt sich der Wunsch nach langen Dateinamen auch in ATARI Programmen langsam durch. Natrlich darf FIRST_MILLION dabei nicht fehlen. Damit Sie nun aus F_M heraus mit Dateinamen mit bis zu 36 Zeichen arbeiten k”nnen ben”tigen Sie ein Desktop und eine Dateiauswahlbox die diese Funktion ebenfalls untersttzen. Als Desktop bietet sich THING von Arno Welzel an. Wenn man dann noch als Dateiauswahlbox FREEDOM von Kolja Koischwitz besitzt, dann ist das sehr hilfreich. Danach fragt man sich, wie man bisher ohne lange Dateinamen leben konnte. 1.18 Sonderzeichen einfgen Wenn Sie die Taste INSERT drcken, erscheint eine Dialogbox, in der sich alle Sonderzeichen des ATARI Zeichensatzes befinden. Sie k”nnen so leicht mit einem Mausklick ein Sonderzeichen fr einen Namen einfgen. Wenn Sie diese Dialogbox ”ffnen, dann mssen Sie auch ein Zeichen ausw„hlen um die Box wieder zu schliežen.